Komunikat Rektora Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach z dnia 2 kwietnia 2020 roku w sprawie tymczasowych zasad przyjmowania i rozdzielania korespondencji tradycyjnej oraz dokumentacji wymagającej zachowania formy pisemnej w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach

Komunikat nr 8/2020

Rektora Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach

z dnia 2 kwietnia 2020 roku

w sprawie tymczasowych zasad przyjmowania i rozdzielania korespondencji tradycyjnej oraz dokumentacji wymagającej zachowania formy pisemnej w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach

W związku z czasowym ograniczeniem funkcjonowania uczelni oraz koniecznością zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w okresie stanu epidemii, informuję że:

1. zgodnie z § 1 ust. 3 pkt 1 zarządzenia nr 69/2020 Rektora UJK z dnia 23 marca 2020 r. wszelkie dokumenty (w tym finansowe, faktury, delegacje, rachunki itp.) wymagające zachowania formy pisemnej, kierowane do administracji ogólnouczelnianej, należy składać w punkcie kancelaryjnym, który mieści się w oznaczonym pomieszczeniu na parterze w budynku rektoratu
   przy ul. Żeromskiego 5 w Kielcach,
2. zgodnie z § 1 ust. 3 pkt 2 ww. zarządzenia wszelkie dokumenty wymagające zachowania formy pisemnej, kierowane do administracji wydziałowej/filialnej, należy składać w punktach kancelaryjnych wskazanych przez dziekanów wydziałów/filii,
3. osobiste dostarczanie i odbieranie korespondencji tradycyjnej oraz dokumentacji wymagającej zachowania formy pisemnej może następować wyłącznie za pośrednictwem wyznaczonych punktów kancelaryjnych,
4. korespondencja tradycyjna oraz dokumentacja wymagająca zachowania formy pisemnej, wpływająca do danego punktu kancelaryjnego z zewnątrz (w tym również z punktów kancelaryjnych/jednostek organizacyjnych UJK zlokalizowanych w innych budynkach) jest rejestrowana i rozdzielana po upływie 24 godzin,
5. w punktach kancelaryjnych interesanci obsługiwani są pojedynczo, z zachowaniem odległości przewidzianej w odrębnych przepisach prawa,
6. korespondencję tradycyjną oraz dokumentację wymagającą zachowania formy pisemnej, która została złożona w danym punkcie kancelaryjnym, w przypadku konieczności przekazania jej
   do innego punktu kancelaryjnego, dostarcza wyznaczony pracownik,
7. korespondencja oraz dokumentacja dotycząca spraw, które można załatwić w formie telefonicznej lub elektronicznej nie powinna być składana osobiście w punktach kancelaryjnych (dotyczy to również przypadków, w których na mocy odrębnych przepisów, decyzji, komunikatów dopuszczono złożenie określonej korespondencji lub dokumentów w formie skanów przesyłanych na adres poczty elektronicznej danej jednostki, z obowiązkiem ich późniejszego dostarczenia w formie tradycyjnej, po ustaniu okresu ograniczenia funkcjonowania uczelni),
8. zasady, o których mowa w pkt 1-7, w żaden sposób nie ograniczają:

1. możliwości przesyłania do UJK korespondencji oraz dokumentacji wymagającej zachowania formy pisemnej, za pośrednictwem poczty tradycyjnej/firm kurierskich,
2. możliwości przesyłania korespondencji oraz dokumentacji za pośrednictwem platformy e-PUAP.

     Rektor

                                                                         Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach

                                                                                       prof. dr hab. Jacek Semaniak