Zarządzenie nr 90/2020
Rektora Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach
z dnia 27 kwietnia 2020 roku
w sprawie określenia szczegółowych zasad przeprowadzania posiedzeń podmiotów kolegialnych w trybie zdalnym z wykorzystaniem technologii informatycznych oraz zasad podejmowania uchwał w trybie obiegowym, korespondencyjnym lub elektronicznym w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach
Na podstawie art. 23 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo
o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2020 r. poz. 85 ze zm.), § 29 pkt 2 Statutu UJK
zarządza się, co następuje:
Przepisy ogólne
§ 1
- Niniejsze zarządzenie stosuje się do przeprowadzania posiedzeń zdalnych z wykorzystaniem technologii informatycznych oraz do podejmowania uchwał w trybie obiegowym, korespondencyjnym lub elektronicznym przez:
- Senat,
- Radę Uczelni,
- Kolegium Rektorskie.
- rady naukowe instytutów,
- Radę Naukową Szkoły Doktorskiej,
- rady wydziałów/filii,
- rady katedr,
- Uniwersytecką Komisję do Spraw Kształcenia,
- Uniwersytecką Komisję do Spraw Nauki i Sztuki,
- komisje senackie,
- komisje stypendialne,
- komisje wyborcze,
- organy kolegialne i inne ciała kolegialne samorządu studentów i samorządu doktorantów,
- inne ciała kolegialne funkcjonujące w Uniwersytecie,
zwane dalej podmiotami kolegialnymi.
- Niniejszego zarządzenia nie stosuje się do podejmowania uchwał w sprawie wyboru, powoływania lub odwołania organów Uniwersytetu.
§ 2
Jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia prawidłowego działania Uczelni, w szczególności w okresie ograniczenia lub zawieszenia jej funkcjonowania, posiedzenia podmiotów kolegialnych mogą odbywać się w sposób zdalny a uchwały mogą być podejmowane:
- z wykorzystaniem technologii informatycznych zapewniających kontrole ich przebiegu i możliwość rejestracji, a także – gdy jest to wymagane – zachowanie tajności głosowania,
- na zarządzenie przewodniczącego podmiotu kolegialnego uchwały mogą być podejmowane także w trybie:
- korespondencyjnym lub obiegowym,
- elektronicznym – z wykorzystaniem poczty elektronicznej.
Zasady prowadzenia posiedzeń i podejmowania uchwał w trybie zdalnym
§ 3
- Do organizacji posiedzeń i głosowań zdalnych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące stacjonarnych posiedzeń i głosowań danych podmiotów kolegialnych, zawarte w odrębnych aktach prawnych, z zastrzeżeniem przepisów niniejszego paragrafu.
- W zaproszeniu na posiedzenie przewodniczący przesyła wszelkie niezbędne informacje dotyczące udziału w posiedzeniu zdalnym (w tym m.in.: informację o dacie i godzinie rozpoczęcia posiedzenia, instrukcje w zakresie sposobu komunikacji z innymi uczestnikami posiedzenia, oddawania głosów, korzystania z oprogramowania).
- Za opracowanie szczegółowych instrukcji dotyczących zasad korzystania z oprogramowania służącego do przeprowadzania posiedzeń zdalnych i głosowań oraz za ich obsługę techniczną odpowiada Dział Zabezpieczenia Informatycznego.
- Posiedzenia oraz głosowania zdalne mogą zostać przeprowadzone wyłącznie przy użyciu oprogramowania rekomendowanego przez Kierownika Działu Zabezpieczenia Informatycznego, Specjalistę ds. Bezpieczeństwa Teleinformatycznego oraz Inspektora Ochrony Danych.
- W celu wypełnienia obowiązku kontroli przebiegu posiedzenia zdalnego należy m.in. zapewnić możliwość:
- zidentyfikowania uczestników posiedzenia,
- potwierdzenia obecności uczestników w posiedzeniu i ustalenia kworum,
- interaktywnej komunikacji elektronicznej pomiędzy uczestnikami posiedzenia, w ramach której mogą zabierać głos w toku obrad,
- głosowania wyłącznie przez uprawnionych uczestników posiedzenia,
- niezwłocznego ustalenia i ogłoszenia wyników głosowania.
- W celu wypełnienia obowiązku rejestracji posiedzenia należy zapewnić możliwość zapisu i archiwizacji komunikacji:
- wizualnej i dźwiękowej, lub
- dźwiękowej, lub
- tekstowej,
w zależności od formy, w jakiej prowadzone jest posiedzenie.
- Zapis elektroniczny z posiedzenia, o którym mowa w ust. 6, stanowi załącznik do protokołu z posiedzenia.
- W celu wypełnienia obowiązku tajności głosowania, który występuje w przypadkach przewidzianych w odrębnych przepisach prawa, należy zapewnić mechanizmy uniemożliwiające identyfikację konkretnej osoby oddającej głos.
- Oddawanie głosów może następować:
- w formie ustnej,
- w formie tekstowej,
- za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania lub formularza elektronicznego – poprzez zaznaczenie właściwego pola.
- Zdalne głosowania w trybie tajnym odbywają się wyłącznie w sposób określony w ust. 9 pkt 3, z uwzględnieniem warunków określonych w ust. 8.
- Głosowanie zdalne uznaje się za zakończone w przypadku upływu czasu, w którym należało oddać głos lub w przypadku oddania głosów przez wszystkich uprawnionych do głosowania członków danego podmiotu kolegialnego.
-
Po ustaleniu wyników głosowania sporządza się pisemny protokół z głosowania zawierający
w szczególności informacje o trybie posiedzenia i podejmowania uchwał, czasie rozpoczęcia
i zakończenia głosowania oraz o jego wyniku. - Przewodniczący podmiotu kolegialnego niezwłocznie informuje o wynikach głosowania wszystkich członków danego podmiotu kolegialnego.
Zasady podejmowania uchwał poza posiedzeniem podmiotów kolegialnych
§ 4
- Do organizacji głosowań, o których mowa w niniejszym paragrafie, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące głosowań przewidziane dla danych podmiotów kolegialnych, zawarte w odrębnych aktach prawnych, z zastrzeżeniem ust. 2-3.
- Podmioty kolegialne mogą podejmować uchwały poza posiedzeniem:
-
w trybie obiegowym:
-
czas rozpoczęcia i zakończenia głosowania określa przewodniczący danego podmiotu kolegialnego w wiadomości wysłanej drogą elektroniczną do osób uprawnionych do głosowania,
-
wraz z wiadomością, o której mowa w pkt. 1 lit. a, przewodniczący danego podmiotu kolegialnego przesyła wszystkim osobom uprawnionym do głosowania niezbędne materiały, w tym m.in.: porządek głosowania, projekty uchwał, szczegółowe instrukcje dotyczące sposobu głosowania,
-
głosowanie następuje poprzez indywidualne zbieranie głosów od osób uprawnionych do głosowania,
-
głosowanie uznaje się za zakończone w przypadku upływu czasu, w którym należało oddać głos lub w przypadku oddania głosów przez wszystkich uprawnionych do głosowania członków danego podmiotu kolegialnego,
-
po ustaleniu wyników głosowania sporządza się pisemny protokół z głosowania zawierający w szczególności informacje o trybie podejmowania uchwał, czasie rozpoczęcia i zakończenia głosowania oraz o jego wyniku,
-
przewodniczący podmiotu kolegialnego niezwłocznie informuje o wynikach głosowania wszystkich członków danego podmiotu kolegialnego w wiadomości wysłanej drogą elektroniczną,
-
w trybie korespondencyjnym:
-
czas rozpoczęcia i zakończenia głosowania oraz termin otwarcia kopert określa przewodniczący danego podmiotu kolegialnego w wiadomości wysłanej drogą elektroniczną do osób uprawnionych do głosowania,
-
wraz z wiadomością, o której mowa w pkt. 2 lit. a, przewodniczący danego podmiotu kolegialnego przesyła wszystkim osobom uprawnionym do głosowania niezbędne materiały, w tym m.in.: porządek głosowania, projekty uchwał, szczegółowe instrukcje dotyczące sposobu głosowania,
-
głosowanie odbywa się poprzez wypełnienie opieczętowanych kart do głosowania, przesłanych wraz z kopertami, o których mowa w pkt 2 lit d oraz pkt 2 lit. e, na wskazany adres korespondencyjny osoby uprawnionej; koperty muszą być jednakowe dla wszystkich osób uprawnionych do głosowania (format, kolor itp.),
-
wypełnioną kartę do głosowania należy włożyć do czystej koperty –
pozbawionej jakichkolwiek znaków, elementów graficznych czy też podpisów, którą następnie należy zakleić, -
kopertę, o której mowa w pkt 2 lit. d, należy włożyć do większej koperty, która powinna zostać zaadresowana do danego podmiotu kolegialnego, w ramach którego podejmowana jest uchwała, wraz z adnotacją ,,GŁOSOWANIE”,
-
przesyłkę należy niezwłocznie dostarczyć na adres, o którym mowa w pkt. 2 lit. e,
-
w przypadku głosowania w trybie jawnym – koperty są komisyjnie otwierane w obecności co najmniej trzech osób: w tym przewodniczącego danego podmiotu kolegialnego
oraz osób przez niego wskazanych, -
w przypadku głosowania w trybie tajnym – zaklejone czyste koperty z głosami są umieszczane w urnie, a po upływie terminu na oddanie głosów lub zebraniu wszystkich głosów są komisyjnie otwierane w obecności co najmniej trzech osób: w tym przewodniczącego danego podmiotu kolegialnego oraz osób przez niego wskazanych,
-
głosowanie uznaje się za zakończone w przypadku upływu czasu, w którym należało oddać głos lub w przypadku oddania głosów przez wszystkich uprawnionych do głosowania członków danego podmiotu kolegialnego,
-
datą oddania głosu jest data stempla pocztowego lub data zarejestrowania dokumentów
w uczelni – w przypadku osobistego dostarczenia kopert, o których mowa w pkt 2 lit d
oraz pkt 2 lit. e, przez osobę uprawnioną do głosowania, -
po ustaleniu wyników głosowania sporządza się pisemny protokół z głosowania zawierający w szczególności informacje o trybie podejmowania uchwał, czasie rozpoczęcia i zakończenia głosowania oraz o jego wyniku,
-
przewodniczący podmiotu kolegialnego niezwłocznie informuje o wynikach głosowania wszystkich członków danego podmiotu kolegialnego w wiadomości wysłanej drogą elektroniczną,
- za pomocą poczty elektronicznej z wykorzystaniem kart do głosowania:
-
czas rozpoczęcia i zakończenia głosowania określa przewodniczący danego podmiotu kolegialnego w wiadomości wysłanej drogą elektroniczną do osób uprawnionych do głosowania,
-
wraz z wiadomością, o której mowa w pkt. 3 lit. a, przewodniczący danego podmiotu kolegialnego przesyła wszystkim osobom uprawnionym do głosowania niezbędne materiały, w tym m.in.: porządek głosowania, projekty uchwał, szczegółowe instrukcje dotyczące sposobu głosowania, karty do głosowania,
-
głosowanie może nastąpić wyłącznie z wykorzystaniem imiennego adresu poczty elektronicznej założonego w domenie ujk.edu.pl,
-
oddanie głosu następuje poprzez wysłanie wypełnionej karty do głosowania, w wyznaczonym terminie, na wskazany przez przewodniczącego podmiotu kolegialnego adres poczty elektronicznej; kartę do głosowania należy wypełnić w edytorze tekstu, a następnie zapisać w formacie pdf i w takim formacie wysłać,
-
za termin oddania głosu uznaje się datę wpływu wiadomości zawierającej wypełnioną kartę do głosowania na adres poczty elektronicznej, o którym mowa w pkt 3 lit d,
-
głosowanie uznaje się za zakończone w przypadku upływu czasu, w którym należało oddać głos lub w przypadku oddania głosów przez wszystkich uprawnionych do głosowania członków danego podmiotu kolegialnego,
-
korespondencja mailowa dotycząca głosowania podlega archiwizacji, a jej wydruk należy dołączyć do protokołu z głosowania,
-
po ustaleniu wyników głosowania sporządza się pisemny protokół z głosowania zawierający w szczególności informacje o trybie podejmowania uchwał, czasie rozpoczęcia i zakończenia głosowania oraz o jego wyniku,
-
przewodniczący podmiotu kolegialnego niezwłocznie informuje o wynikach głosowania wszystkich członków danego podmiotu kolegialnego w wiadomości wysłanej drogą elektroniczną,
- za pośrednictwem poczty elektronicznej z wykorzystaniem dedykowanego oprogramowania lub formularza elektronicznego:
-
czas rozpoczęcia i zakończenia głosowania określa przewodniczący danego podmiotu kolegialnego w wiadomości wysłanej drogą elektroniczną do osób uprawnionych do głosowania,
-
wraz z wiadomością, o której mowa w pkt. 4 lit. a, przewodniczący danego podmiotu kolegialnego przesyła wszystkim osobom uprawnionym do głosowania niezbędne materiały, w tym m.in.: porządek głosowania, projekty uchwał, szczegółowe instrukcje dotyczące sposobu głosowania oraz korzystania z oprogramowania/formularzy elektronicznych; przepisy § 3 ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio,
-
głosowanie może nastąpić wyłącznie z wykorzystaniem imiennego adresu poczty elektronicznej założonego w domenie ujk.edu.pl,
-
oddanie głosu następuje poprzez zaznaczenie i zatwierdzenie właściwej odpowiedzi w oprogramowaniu/formularzu elektronicznym, w terminie wyznaczonym przez przewodniczącego danego podmiotu kolegialnego,
-
za termin oddania głosu uznaje się datę rejestracji zatwierdzonej odpowiedzi przez system informatyczny,
-
głosowanie uznaje się za zakończone w przypadku upływu czasu, w którym należało oddać głos lub w przypadku oddania głosów przez wszystkich uprawnionych do głosowania członków danego podmiotu kolegialnego,
-
wydruk z systemu informatycznego, w którym prezentowany jest wynik głosowania należy dołączyć do protokołu z głosowania,
-
po ustaleniu wyników głosowania sporządza się pisemny protokół z głosowania zawierający w szczególności informacje o trybie podejmowania uchwał, czasie rozpoczęcia i zakończenia głosowania oraz o jego wyniku,
-
przewodniczący podmiotu kolegialnego niezwłocznie informuje o wynikach głosowania wszystkich członków danego podmiotu kolegialnego w wiadomości wysłanej drogą elektroniczną.
- Głosowanie w trybie tajnym poza posiedzeniem podmiotów kolegialnych może odbyć się wyłącznie w:
- sposób korespondencyjny, z uwzględnieniem zasady, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit h,
- w sposób określony w ust. 2 pkt 4, z uwzględnieniem warunków, o których mowa w § 3 ust. 8.
Przepisy końcowe
§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.