A A A
Nasz profil na Facebook
Tweeter
YouTube
Radio Fraszka

Zarządzenie Nr 46/2015

Rektora Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach

z dnia 19 czerwca 2015 roku

w sprawie przygotowywania i przekazywania danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym „POL-on”

 

Na podstawie art. 34a, 35 ust.1 i 2, 129a i 170c ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 572 ze zm.), art. 4c, ust. 1-4 i 9-10 ustawy dnia 15 stycznia 2015 r. o zmianie ustawy o zasadach finansowania nauki i niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015 nr 0 poz. 249) oraz § 69 ust. 2 Statutu Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach zarządza się, co następuje:

 

§ 1

 

1.    POL-on jest to Zintegrowany System Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym, który wspiera pracę Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Głównego Urzędu Statystycznego, Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz Centralnej Komisji ds. Stopni i Tytułów Naukowych.

2.    Ilekroć w niniejszym zarządzeniu mowa o:

1)      Uczelni – należy przez to rozumieć: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach,

2)      podstawowej jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć: Wydział Uczelni,

3)      dziekanie – należy przez to rozumieć: kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej,

4)      jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć: instytut, katedrę, samodzielny zakład, jednostkę międzywydziałową lub jednostkę ogólnouczelnianą działającą w Uczelni,

5)      kierowniku jednostki organizacyjnej – należy przez to rozumieć: dyrektora instytutu, kierownika katedry, kierownika samodzielnego zakładu, kierownika jednostki międzywydziałowej lub kierownika jednostki ogólnouczelnianej,

6)      administratorze systemu - należy przez to rozumieć: osobę posiadającą wiedzę informatyczną z zakresu Systemu POL-on,

7)      koordynatorze systemu - należy przez to rozumieć: osobę posiadającą wiedzę merytoryczną z zakresu funkcjonowania Uczelni i Systemu POL-on,

8)      użytkowniku systemu - należy przez to rozumieć: pracownika Uczelni posiadającego wiedzę merytoryczną w danym zakresie, któremu przydzielono odpowiednie role w Systemie POL-on,

9)      roli w Systemie POL-on - należy przez to rozumieć: nadawane użytkownikom przez administratora systemu uprawnienia dostępu do poszczególnych funkcjonalności systemu.

 

§ 2

 

1.    Rektor sprawuje nadzór nad raportowaniem danych do Systemu POL-on.

2.    Dziekan odpowiada za:

1)          prawidłowość, rzetelność i terminowość danych oraz informacji wprowadzanych do Systemu POL-on,

2)          wskazanie Wydziałowego Koordynatora ds. Nauki i Wydziałowego Koordynatora ds. Kształcenia. Obowiązki koordynatora mogą zostać powierzone jednej osobie,

3)          opracowanie szczegółowej procedury przekazywania informacji z wydziału do Systemu POL-on wraz ze wskazaniem imiennym osób odpowiedzialnych za wprowadzanie danych w poszczególnych modułach.

3.    Dziekan zobowiązany jest do przekazania informacji wynikających z ust. 2 pkt 2-3 do właściwego Koordynatora Systemu POL-on w terminie 7 dni od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

4.    Kierownik jednostki organizacyjnej odpowiada za terminowe i rzetelne przekazywanie danych do Systemu POL-on w ramach kierowanej jednostki.

5.    Rektor powołuje Uniwersyteckiego Koordynatora ds. Nauki, Uniwersyteckiego Koordynatora ds. Kształcenia oraz Uniwersyteckiego Administratora Systemu POL-on w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach.

6.    Koordynatorzy, o których mowa w ust. 5 zobowiązani są w swoim obszarze do:

1)      monitorowania funkcjonalności istniejących modułów i informowania o udostępnianiu nowych modułów w Systemie POL-on oraz informowania o zaistniałych zmianach rektora,

2)      przydzielania i egzekwowania obowiązków od użytkowników Systemu POL-on,

3)      nadzorowania terminowego i rzetelnego przekazywania danych do Systemu POL-on,

4)      współpracy z Administratorem Systemu POL-on oraz użytkownikami.

7.    Administrator, o którym mowa w ust. 5 zobowiązany jest do:

1)      zarządzania (tworzenia) kontami użytkowników w Systemie POL-on,

2)      nadawania i modyfikacji uprawnień (ról) do właściwych modułów,

3)      przestrzegania zasad bezpieczeństwa danych przesyłanych elektronicznie,

4)      pomocy użytkownikom systemu w zakresie nałożonych na nich obowiązków w związku
z Systemem POL-on,

5)      zarządzania słownikami Systemu POL-on,

6)      zarządzania parametrami Systemu POL-on,

7)      gromadzenia i archiwizowania wniosków o założenie konta.

 

§ 3

 

  1. Nieprawidłowe, nierzetelne lub nieterminowe wprowadzenie danych i informacji do Systemu POL-on może skutkować wstrzymaniem finansowania na działalność statutową ze strony Ministra właściwego ds. nauki do czasu usunięcia tych nieprawidłowości.
  2. W przypadku przekazania środków finansowych na naukę w wysokości ustalonej w oparciu
    o dane wprowadzone do Systemu przez podstawową jednostkę organizacyjną Uczelni, nieprawidłowo, nierzetelnie lub nieterminowo, Ministrowi właściwemu ds. nauki przysługuje prawo do żądania zwrotu nienależnie pobranych środków finansowych.

 

§ 4

 

1.      Dane w Systemie POL-on uzupełniane są na bieżąco, chyba że inny termin raportowania wynika z odpowiednich przepisów prawa.

2.      W obszar „Nauka” wchodzą następujące moduły:

 

1) Moduł „Działania upowszechniające naukę”:

a)      Zestawienie - Konferencje naukowe.

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

b)       Zestawienie - Nagrody i wyróżnienia.

Jednostka przekazująca dane: Dział Kadr/Wydział.

Osoba nadzorująca: Kierownik Działu Kadr/Dziekan.

 

2) Moduł „Projekty naukowe”:

Zestawienie - Projekty naukowe.

Jednostka przekazująca dane: Wydział, po uzgodnieniu z:

a)      Działem Nauki w zakresie projektów badawczych.

Osoba nadzorująca: Kierownik Działu Nauki.

b)      Działem Innowacji i Transferu Technologii w zakresie projektów rozwojowych i wdrożeniowych;

Osoba nadzorująca: Kierownik Działem Innowacji i Transferu Technologii.

 

3) Moduł „Patenty i dokonania”:

a)    Zestawienie - Patenty i prawa ochronne.

Jednostka przekazująca dane: Wydział, po uzgodnieniu z Działem Innowacji i Transferu

Technologii.

Osoba nadzorująca: Kierownik DIiTT.

b)   Zestawienie - Efekty praktyczne.

Jednostka przekazująca dane: Wydział, po uzgodnieniu z Działem Innowacji i Transferu

Technologii.

Osoba nadzorująca: Kierownik DIiTT.

c)    Zestawienie – Wdrożenia.

Jednostka przekazująca dane: Wydział, po uzgodnieniu z Działem Innowacji i Transferu

Technologii.

Osoba nadzorująca: Kierownik DIiTT.

 

4) Moduł „Laboratoria i aparatura”:

Zestawienie - Laboratoria badawcze.

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

 

5) Moduł „Nieruchomości”:

Zestawienie Nieruchomości:

a) budynki, lokale, działki niezabudowane, dane podstawowe o nieruchomości,

Jednostka przekazująca dane - Dział Administracyjno – Gospodarczy.

Osoba nadzorująca - Kierownik Działu Administracyjno – Gospodarczego.

b) dane o pomieszczeniach dydaktycznych, badawczych, socjalnych i innych.

Jednostka przekazująca dane - Wydział.

Osoba nadzorująca - Dziekan.

 

6) Moduł „Infrastruktura”:

Zestawienie - Infrastruktura, w tym aparatura, sprzęt, infrastruktura informatyczna, wartości niematerialne i prawne, dane charakteryzujące infrastrukturę wskazanego typu. Jednostka przekazująca dane – pracownik jednostki organizacyjnej (wydziału, działu) z wyodrębnionym polem spisowym, na którym znajdują się elementy infrastruktury.

Osoba nadzorująca – Dziekan, Kierownik Działu.

 

7) Moduł „Inwestycje”:

a) Zestawienie - Inwestycje w nieruchomości i infrastrukturę.

Jednostka przekazująca dane - Z-ca Kanclerza ds. technicznych.

Osoba nadzorująca - Kanclerz.

b) Zestawienie - Dotacja inwestycji w rozbiciu na lata.

Jednostka przekazująca dane - Z-ca Kanclerza ds. Finansowych - Kwestor.

Osoba nadzorująca - Kanclerz.

 

8) Moduł „Biblioteki naukowe”:

Zestawienie – Biblioteka naukowa.

Jednostka przekazująca dane – Zastępca Dyrektora Biblioteki UJK.

Osoba nadzorująca – Dyrektor Biblioteki UJK.

 

9) Moduł „Administracja”:

Instytucja.

Jednostka przekazująca dane: Biuro Organizacyjno-Prawne.

Osoba nadzorująca: Rektor.

 

10) Moduł „Uprawnienia jednostek do nadawania stopni naukowych”:

Zestawienie – Przyznane uprawnienia (dr, dr hab.).

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

 

11) Moduł „Pracownicy naukowi”:

a)   Wykaz pracowników naukowych i nauczycieli akademickich.

Jednostka przekazująca dane: Dział Kadr.

Osoba nadzorująca: Kierownik Działu Kadr.

b)   Minimum kadrowe:

Jednostka przekazująca dane: Dział Kadr.

Osoba nadzorująca: Kierownik Działu Kadr.

c)   Oświadczenie o wyrażeniu zgody na zaliczenie do liczby pracowników zatrudnionych w podstawowej jednostce organizacyjnej przy realizacji badań naukowych lub prac rozwojowych finansowanych ze środków na działalność statutową.

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

 

12) Moduł „Osiągnięcia artystyczne pracowników jednostki naukowej”:

Zestawienie – Osiągnięcia artystyczne.

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

 

13) Moduł „Informacje o wydawanych przez jednostkę naukową czasopismach naukowych”:

Zestawienie – Czasopisma naukowe.

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

 

14) Informacje o finansach jednostki naukowej, w tym o przychodach jednostki naukowej z tytułu prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych:

Zestawienie – Finansowanie badań naukowych lub prac rozwojowych w jednostce naukowej.

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

 

15) Polska Bibliografia Naukowa – PBN:

Zestawienie – Publikacje naukowe.

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

 

16) Polska Baza Cytowań - POL-index:

Zestawienie – Cytowania publikacji.

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

 

17) Moduł „Sprawozdania”:

Sprawozdanie - Ankieta jednostki.

Jednostka odpowiedzialna: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

 

18) Moduł „Doktor/Doktor Habilitowany”:

Zestawienie nadanych stopni oraz streszczenia, recenzje i autoreferaty.

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

 

3.      W obszar Kształcenia wchodzą następujące moduły:

 

1) Moduł „Studenci”:

a)        Wykaz studentów.

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

b)       Ankiety.

Jednostka przekazująca dane: Dział Nauczania.

Osoba nadzorująca: Kierownik Działu Nauczania.

c)        Edycja tabelaryczna.

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

 

2) Moduł „Doktoranci”:

Wykaz doktorantów.

Jednostka przekazująca dane: Wydział.

Osoba nadzorująca: Dziekan.

 

3) Moduł „Kierunki studiów”:

a)        Zestawienie - Uprawnienia do prowadzenia studiów.

Jednostka przekazująca dane: Dział Nauczania.

Osoba nadzorująca: Kierownik Działu Nauczania.

b)       Zestawienie - Uruchomione studia na kierunkach.

Jednostka odpowiedzialna: Dział Nauczania.

Osoba nadzorująca: Kierownik Działu Nauczania.

 

4) Moduł „Studia doktoranckie”:

Zestawienie - Studia doktoranckie.

Jednostka przekazująca dane: Dział Nauczania.

Osoba nadzorująca: Kierownik Działu Nauczania.

 

5) Moduł „Pomoc materialna”:

a) Informacje o pobieranej pomocy materialnej w jednostkach.

Jednostka przekazująca dane - Wydział.

Osoba nadzorująca – Dziekan.

b) Pomoc materialna doktorantów w jednostkach.

Jednostka przekazująca dane - Wydział.

Osoba nadzorująca – Dziekan.

c) Informacje o nieprawidłowościach:

Jednostka przekazująca dane – Dział Spraw Studenckich.

Osoba nadzorująca – kierownik Działu Spraw Studenckich.

 

6) Moduł „Sprawozdania”:

a) Sprawozdanie z działalności Uczelni.

Jednostka przekazująca dane: Sekretarz Rektora.

Osoba nadzorująca: Rektor.

b) Sprawozdania finansowe.

Jednostka przekazująca dane: Z-ca Kwestora ds. Kontrolingu.

Osoba nadzorująca: Kwestor.

c) Sprawozdania uzupełniające GUS.

Jednostka przekazująca dane: właściwe jednostki merytoryczne

Osoba nadzorująca: Rektor

 

7) Moduł „Oświadczenia o zgodności danych ze stanem faktycznym”:

Oświadczenia odnośnie wykazu studentów.

Jednostka przekazująca dane: Biuro Organizacyjno-Prawne.

Osoba nadzorująca: Rektor.

 

8) Ogólnopolskie Repozytorium Prac Dyplomowych

Zestawienie – Pełne teksty prac dyplomowych.

Jednostka przekazująca dane:

a)         pracownicy Archiwum za okres od 1 października 2009 roku do 30.09.2011 roku

b)        Wydział - za okres od 1 października 2011 roku

 

Osoba nadzorująca:

a)        w odniesieniu do Archiwum – Prorektor ds. dydaktycznych i studenckich,

b)        w odniesieniu do Wydziałów – Dziekan.

 

9) Moduł „Administracja”:

Instytucja.

Jednostka przekazująca dane: Biuro Organizacyjno-Prawne.

Osoba nadzorująca: Rektor.

 

§ 5

 

1.        Do danych Uniwersytetu w Systemie POL-on mają dostęp upoważnieni pracownicy wprowadzający dane wyznaczeni przez kierownika danej jednostki organizacyjnej, a także rektor, prorektorzy, dziekani, kanclerz, kwestor lub inni pracownicy uczelni na pisemny wniosek.

2.        Prorektorzy, kanclerz, dziekani występują do Koordynatora ds. Kształcenia lub Koordynatora ds. Nauki z wnioskiem o założenie, zawieszenie, lub usunięcie konta dla danego pracownika. Koordynatorzy, o których mowa w zdaniu poprzednim akceptują złożony wniosek oraz przekazują go do realizacji Administratorowi Systemu POL-on.

3.        Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

4.        Dany pracownik odpowiedzialny jest za opracowanie i przekazanie danych do Systemu POL-on w terminach uzgodnionych z właściwym Koordynatorem Systemu POL-on oraz przepisami prawa, a w szczególności zobowiązany jest do:

1)      zapoznania się z aktualną instrukcją obsługi Systemu POL-on dostępną w formie elektronicznej na stronie www.polon.nauka.gov.pl,

2)       wypełniania obowiązku sprawozdawczego poprzez bieżące monitorowanie statusu danych,

3)      aktualizacji danych w zakresie merytorycznym swojej jednostki organizacyjnej,

4)      monitorowania bieżących informacji w Systemie POL-on i w przypadku pojawienia się nowych zadań odpowiada za ich wykonanie,

5)      sprawdzania aktualności Systemu POL-on, w szczególności informacji o aktualizacjach Systemu POL-on,

6)      archiwizacji dokumentacji sprawozdawczej w formie papierowej,

5.      W sytuacji wprowadzania danych z tego samego modułu, pracownicy zobowiązani są do współdziałania oraz uzgodnień niezbędnych do realizacji zadania.

 

§ 6

 

Zasady bezpieczeństwa danych w Systemie POL-on:

1)      dostęp do poszczególnych modułów w Systemie POL-on mają upoważnieni pracownicy Uczelni,

2)      koordynatorzy ds. systemu POL-on, administrator ds. systemu POL-on oraz pracownicy
z dostępem do systemu, mają obowiązek właściwego zabezpieczenia danych dostępowych do kont przed osobami trzecimi oraz odpowiadają za niewłaściwe posługiwanie się kontem,

3)      pracownik Uczelni mający dostęp do Systemu POL-on jest zobowiązany niezwłocznie poinformować administratora systemu ds. POL-on w przypadku:

a)      utraty hasła lub loginu,

b)      nieprawidłowego lub nietypowego działania systemu POL-on,

c)      nieprawidłowego działania innych osób wprowadzających dane do Systemu POL-on,

d)      wykorzystania danych zawartych w systemie POL-on przez nieuprawnione osoby lub do celów innych niż wynikające z obowiązku sprawozdawczego Uczelni,

e)      rozwiązania stosunku pracy z pracodawcą.

 

§ 7

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Dokumenty do pobrania: